Teams案内メールの例文まとめ｜社内・社外で使えるテンプレート付き完全ガイド

Teamsでの会議や打ち合わせを案内するとき、どんなメールを書けば失礼がなく、相手に分かりやすいか迷う方は多いですよね。

この記事では、Microsoft Teamsの案内メールを作成する際のポイントを、社内・社外別の例文とともにわかりやすく紹介します。

件名や本文の構成、丁寧な言葉遣いのコツに加え、すぐに使えるテンプレートも掲載。

この記事1本で、あらゆる場面に対応できるTeams案内メールの書き方がわかります。

はじめて作成する方も、定型文を見直したい方も、今日からすぐに活用できる内容です。

Teams案内メールとは？

まずは、Teams案内メールがどのようなものかを整理しておきましょう。

ここでは、目的や基本構成、そして他のオンラインツールとの違いについて分かりやすく解説します。

Teams案内メールの目的と基本構成

Teams案内メールとは、Microsoft Teamsを使った会議や打ち合わせ、説明会などに相手を招待するための連絡メールのことです。

ただ日時とURLを送るだけでなく、相手にとって分かりやすく、丁寧に案内することでビジネス上の印象が大きく変わります。

Teams案内メールの目的は、相手に「いつ・どこで・どのように参加すればいいか」を一目で伝えることです。

項目	内容
宛名・あいさつ	相手に敬意を示す導入文。社内外で書き方を調整。
目的・要件	何のための会議かを明確に伝える。
日時・URL	正確な日付・時間・Teamsリンクを記載。
補足説明	参加手順や注意点を簡潔に記載。
結びと署名	感謝と問い合わせ先を明記。

このように、案内メールはシンプルな情報伝達だけでなく、相手が安心して会議に参加できるように導くコミュニケーションの一部として機能します。

案内メールに必ず書くべき項目一覧（表つき）

Teams案内メールには、最低限押さえるべき要素があります。

これらが欠けていると、相手が迷ったり、当日トラブルになる可能性があります。

必須項目	説明
件名	「日時＋目的＋Teams会議」で構成するのが基本。
宛名	個人宛か複数宛かを明確にし、敬称をつける。
本文	要件、詳細、補足、締めの順で整理。
URL	クリックしてすぐ参加できるよう正確に貼付。
署名	名前、部署、連絡先を明記。

特にURLや日時は誤りがないように慎重に確認しましょう。

他ツールとの違い（Zoom・Google Meetとの比較）

Teams案内メールは、他のオンライン会議ツールと比べても細やかな案内が求められます。

なぜなら、Teamsは社内アカウントやアクセス制限が関わる場合があるため、事前説明が重要だからです。

ツール名	案内の特徴
Microsoft Teams	社内外ユーザー両方に対応。リンク共有時はアクセス権を確認。
Zoom	URLとパスコードを伝えるだけで比較的簡単。
Google Meet	Googleアカウントが必要な場合があり、事前確認が必要。

つまり、Teamsの案内メールは「安心して参加できるように導く」ことが最大のポイントです。

次の章では、実際にどのような構成で書けばよいのか、具体的な書き方を見ていきましょう。

Teams案内メールの書き方の基本ルール

ここでは、Teams案内メールを書くときの基本的な流れと文面構成を整理します。

どんな相手にも伝わりやすく、誤解を防ぐための書き方を身につけておくと安心です。

件名・宛名・挨拶文の書き方

まず最初に相手が目にする「件名」は、メールの印象を左右する重要な要素です。

件名は「目的＋日付＋Teams会議」といった構成にするのが最も分かりやすいです。

目的	件名例
打ち合わせ	【Teams会議のご案内】1月15日（木）営業戦略ミーティング
商談	【オンライン商談のご案内】1月20日（月）14:00 Teamsにて
研修	【研修案内】新システム説明会（Teams開催）

宛名と挨拶では、相手との関係性に応じて語調を調整します。

社内では「〇〇部の皆さま」「お疲れさまです」などカジュアルに、社外では「株式会社〇〇　〇〇様」「いつもお世話になっております」といった丁寧表現を使います。

本文の構成と伝え方（目的・日時・URL）

本文では、相手が一目で理解できるように、要件→詳細→補足の順で整理します。

特に日時やURLは箇条書きにすることで見やすさが向上します。

本文の理想構成は「目的を明確に→詳細を整理→参加方法を案内」の3段階です。

構成要素	説明	書き方例
要件	何のための案内か	Teamsにて営業ミーティングを開催いたします。
日時	開催日・時間を正確に	■日時：1月15日（木）10:00〜11:00
URL	参加リンク	■参加URL：＜Teamsリンク＞

相手が確認しやすいよう、行頭に「■」を使ったり、項目ごとに改行を入れるとより親切です。

参加方法・補足説明の入れ方

初めてTeamsを利用する相手には、参加手順を一言添えると安心感を与えられます。

ただし説明は長くせず、1〜2文で簡潔にまとめるのがコツです。

たとえば次のように書くとよいでしょう。

例文：

当日は上記URLをクリックするだけで参加可能です。
初めてTeamsを利用される場合は、アクセス後にブラウザで「今すぐ参加」を選択してください。

締め・署名の例

最後は、感謝やフォローを伝える一文で締めます。

これによって、ビジネス上の印象がぐっと良くなります。

状況	締めの文例
社内向け	ご不明点がありましたらご連絡ください。よろしくお願いいたします。
社外向け	ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

署名には、氏名・部署・会社名・連絡先を明記します。

署名は「この人に連絡すれば良い」と相手に安心感を与える大切な情報です。

次の章では、実際に社内向けのTeams案内メール例文を見ていきましょう。

【社内向け】Teams案内メールの例文集

ここでは、社内での打ち合わせや研修など、日常的に使うTeams案内メールの具体例を紹介します。

同僚や上司など、社内の相手に送るメールは、形式を守りつつもやや柔らかい表現が好まれます。

打ち合わせ案内メール（例文＋解説）

社内での定例ミーティングやプロジェクト会議などに使える例文です。

短く、目的が明確で、URLがすぐに分かる構成にするのがポイントです。

例文：

件名：【Teams会議のご案内】1月15日（木）営業戦略ミーティング

営業部の皆さま

お疲れさまです。〇〇です。

下記の通り、Teamsにて営業戦略ミーティングを開催いたします。ご参加をお願いいたします。

■日時：1月15日（木）10:00〜11:00

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■議題：2026年度第1四半期の営業目標共有

当日は、Teamsの会議URLにアクセスするだけで参加可能です。

ご不明な点がありましたら私までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

〇〇〇〇（署名）

ポイント	解説
件名	目的と日付を入れて、すぐ内容がわかるようにする。
本文	日時・URL・議題を簡潔に箇条書きで整理。
締め	短く丁寧にまとめることで読みやすくなる。

社内向けでは、冗長にならず、要点をシンプルに伝えるのが最も効果的です。

研修・説明会案内メール（例文＋アレンジパターン）

研修や説明会など、複数部署に送る際の例文です。

時間と目的が分かりやすいように整理し、参加前の準備事項を一文添えると親切です。

例文：

件名：【研修案内】新システム操作説明会（Teams開催）

関係各位

お疲れさまです。システムサポート部の〇〇です。

以下の日程で、新システム操作の説明会をTeamsで開催いたします。

■日時：1月22日（水）14:00〜15:00

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■内容：新システムのログイン方法および基本操作

会議開始5分前までにリンクをクリックし、接続確認をお願いいたします。

皆さまのご参加をお待ちしております。

〇〇〇〇（署名）

場面	アレンジ例
技術研修	■内容：システム更新に伴う変更点の共有
説明会	■内容：新制度に関する概要説明
部署連絡	■対象：営業部・総務部の方

複数部署に送る場合は、対象者を明記しておくと混乱を防げます。

社内向けリマインドメールの例文

会議の前日に送るリマインドメールは、参加忘れを防ぐのに効果的です。

本文は短く、日時とURLのみ再掲するのがスマートです。

例文：

件名：【リマインド】明日10:00〜 Teams営業戦略ミーティングのご案内

営業部の皆さま

お疲れさまです。〇〇です。

明日10:00より、Teamsにて営業戦略ミーティングを開催いたします。

■参加URL：＜Teamsリンク＞

ご確認のうえ、ご準備をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

〇〇〇〇（署名）

送信タイミング	おすすめ
前日	業務終了前の17〜18時ごろ
当日	会議開始の1〜2時間前

社内メールは簡潔さと気遣いのバランスが大切です。

次の章では、よりフォーマルな「社外向けTeams案内メールの例文集」を紹介します。

【社外向け】Teams案内メールの例文集

ここでは、取引先や顧客など、社外の相手に送るTeams案内メールの例文を紹介します。

社外向けの場合は、社内メールよりも丁寧な言葉遣いとフォーマルな構成が求められます。

相手への敬意を示しつつ、わかりやすく簡潔に伝えることが信頼につながります。

商談案内メール（正式・カジュアルの2パターン）

まずは、顧客とのオンライン商談を設定する際の例文です。

状況に応じて、フォーマル／カジュアルの使い分けを意識しましょう。

正式な書き方（ビジネスフォーマル）

件名：【オンライン商談のご案内】1月20日（月）14:00 Teamsにて

株式会社〇〇

営業部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。

このたび、今後のご提案内容につきまして、オンライン商談の機会を設けさせていただきたく、下記の通りご案内申し上げます。

■日時：1月20日（月）14:00〜14:45

■形式：Microsoft Teams（オンライン会議）

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■主な内容：新サービスの概要説明およびご質問対応

ご不明点がございましたら、メールまたはお電話にてお知らせください。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

敬具

株式会社△△
営業部　〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000
Mail：xxx@xxxx.co.jp

カジュアルな書き方（親しい取引先向け）

件名：【Teams商談のご案内】1月20日（月）14:00〜

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。△△の〇〇です。

下記の日程にて、Teamsでのオンライン商談を予定しております。

■日時：1月20日（月）14:00〜14:45

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■内容：新サービスのご提案と質疑応答

当日はリンクをクリックするだけでご参加いただけます。

どうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社
営業部 〇〇〇〇

ポイント	解説
フォーマル文	「申し上げます」「恐縮ですが」など、敬語を丁寧に。
カジュアル文	「予定しております」「ご参加ください」など柔らかく。

面談案内メール（採用・顧客対応それぞれの例文）

次は、面談を行う場合の案内文です。

採用面談や顧客との打ち合わせなど、相手の立場によって文面を調整しましょう。

採用面談用の例文

件名：【Teams面談のご案内】1月18日（火）人事部〇〇より

〇〇様

株式会社△△人事部の〇〇です。

弊社中途採用面談について、オンライン（Microsoft Teams）にて実施いたします。詳細は以下の通りです。

■日時：1月18日（火）16:00〜16:30

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■形式：オンライン面談（ビデオオン推奨）

■担当：人事部 〇〇

接続方法や音声設定などでご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
人事部　〇〇〇〇
Mail：xxxx@xxx.co.jp

顧客対応の面談用例文

件名：【Teamsミーティングのご案内】1月25日（木）サポート担当〇〇より

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。△△サポート部の〇〇です。

ご依頼いただいております件につきまして、詳細確認のためのオンライン面談をTeamsにて実施いたします。

■日時：1月25日（木）13:30〜14:00

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■内容：ご利用状況の確認および追加のご相談

ご都合に合わせてご参加いただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社
サポート部 〇〇〇〇

返信メールの例文（承諾・辞退・日時変更）

社外からTeams案内を受け取った際の返信メールも、シンプルかつ礼儀正しくまとめましょう。

承諾の例文：

件名：Re: 【Teams会議のご案内】1月20日（月）14:00〜

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

ご案内いただいた日時にて問題ございません。

当日よろしくお願いいたします。

△△株式会社
〇〇〇〇

辞退の例文：

件名：Re: 【Teams会議のご案内】1月20日（月）14:00〜

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

恐れ入りますが、当該日程での参加が難しいため、今回は辞退させていただきます。

また別の機会にご調整いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

日時変更の例文：

件名：Re: 【Teams会議のご案内】日程変更のご相談

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

ご案内いただいた件ですが、当該日時に別の予定が入っており、可能であれば別日程でお願いしたく存じます。

1月21日または22日の午後はいかがでしょうか。

ご確認のほどお願いいたします。

返信タイプ	ポイント
承諾	簡潔に感謝と意思表示を伝える。
辞退	理由を簡潔に添え、再調整への配慮を示す。
変更	代替候補日を明記して相手の手間を減らす。

社外向けメールでは「誠実さ」と「読みやすさ」の両立が最も大切です。

次の章では、実務でそのまま使える「完全テンプレート集」を紹介します。

【完全テンプレート集】そのまま使えるTeams案内メール

ここでは、実務ですぐに使えるTeams案内メールのテンプレートをまとめました。

項目を差し替えるだけで、目的や相手に応じたメールを簡単に作成できます。

テンプレートは「ビジネス汎用」「社内用」「社外用」「リマインド用」の4種類です。

ビジネス汎用テンプレート（日時・目的差し替え型）

どのようなシーンでも使える、最も基本的な案内メールテンプレートです。

テンプレート：

件名：【Teams会議のご案内】〇月〇日（〇）〇〇打ち合わせ

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

下記の通り、Teamsにて〇〇の打ち合わせを開催いたします。

■日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■内容：〇〇に関する情報共有

当日は上記URLからご参加ください。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇〇〇
Mail：xxxx@xxxx.co.jp

特徴	活用ポイント
汎用性が高い	内容を差し替えれば社内外どちらにも対応可能。
短く整っている	読み手の負担を減らし、見やすさを重視。

社内用フォーマット（部署名・案件差し替え型）

同じ部署やチーム内で使う場合のテンプレートです。

挨拶を簡潔にし、要件をすぐに伝えましょう。

テンプレート：

件名：【Teamsミーティングのご案内】〇〇プロジェクト定例会

〇〇部の皆さま

お疲れさまです。〇〇です。

以下の内容で、Teamsミーティングを開催いたします。

■日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■議題：〇〇の進捗報告と次回タスク確認

ご都合がつかない場合はご一報ください。

よろしくお願いいたします。

〇〇〇〇（署名）

ポイント	説明
語調	社内では「お疲れさまです」で始めるのが一般的。
文量	3〜5文でまとめ、すぐに内容が把握できるように。

社外用フォーマット（商談・採用・外部セミナー向け）

社外向けには、より丁寧な言葉遣いと署名を整えたフォーマットを使用します。

相手企業名や担当者名を正確に記載し、文中の表現を慎重に選びましょう。

テンプレート：

件名：【オンライン会議のご案内】〇月〇日（〇）〇〇の件

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。

このたび、〇〇の件につきまして、Teamsにてオンライン会議を実施させていただきたく、下記の通りご案内申し上げます。

■日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇

■形式：Microsoft Teams

■参加URL：＜Teamsリンク＞

■内容：〇〇に関するご説明と質疑応答

ご不明点などございましたら、お気軽にお知らせください。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

敬具

株式会社△△
営業部　〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxx@xxxx.co.jp

社外向けでは「申し上げます」「恐縮ですが」など、丁寧語で統一しましょう。

リマインド＆フォローメールテンプレート

会議前や終了後に送るリマインド・フォローメールのテンプレートです。

リマインドメール：

件名：【リマインド】本日14:00〜 Teamsミーティングのご案内

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

本日14:00より、Teamsにてミーティングを実施いたします。

■参加URL：＜Teamsリンク＞

ご確認のうえ、ご参加をお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

フォローメール：

件名：【御礼】本日のTeamsミーティングについて

〇〇様

本日のミーティングでは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

お打ち合わせ内容をもとに、〇〇の件について社内で検討を進めてまいります。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社
営業部　〇〇〇〇

タイプ	目的	特徴
リマインド	会議前の再通知	日時とURLを簡潔に再掲する。
フォロー	会議後の御礼と確認	相手への感謝と次の行動を明記。

テンプレートを保存しておくことで、毎回のメール作成時間を大幅に短縮できます。

次の章では、Teams案内メールを送る際の注意点とマナーを整理します。

Teams案内メールを送るときの注意点とマナー

Teams案内メールは、正確さと丁寧さが求められます。

ここでは、トラブルを防ぎ、相手に好印象を与えるための注意点とマナーをまとめました。

送信前にチェックするだけで、信頼性の高いメールが作れます。

送信前チェックリスト（リンク・誤字・送信先）

Teams案内メールで最も多いミスは、URLの誤貼付や送信先の間違いです。

どんなに丁寧な文面でも、リンクが間違っていると参加できず混乱を招きます。

チェック項目	確認内容
URL	クリックして正しくTeams会議が開くか確認する。
日付・時間	曜日と時間帯の誤りがないか見直す。
送信先	社内外の関係者が正しく含まれているかを確認。
件名	目的・日付・ツール名（Teams）が明記されているか。
署名	部署・会社名・連絡先の表記に抜けがないか。

一度送信すると取り消しが難しいため、送信前チェックは必須です。

初参加者や外部ゲストへの配慮ポイント

初めてTeamsを利用する相手にとって、操作方法が分からないことがあります。

そうした場合は、メール内に短い補足説明を添えるだけで安心感が大きく変わります。

例文：

初めてTeamsをお使いになる場合は、上記URLをクリックすると自動的に会議画面が開きます。
画面上の「今すぐ参加」を押してご入室ください。

配慮ポイント	具体的な工夫
操作説明	1〜2文で簡潔に書く。
文体	専門用語を避け、やさしい言葉に言い換える。
接続確認	「5分前にアクセスを」などの一文を添える。

「不安を取り除く一文」を加えるだけで、相手の満足度が高まります。

リマインド送信のタイミングと文例

会議前にリマインドメールを送ると、相手の準備や参加忘れを防げます。

タイミングは「前日夕方」または「当日1〜2時間前」が理想的です。

前日リマインド例文：

件名：【リマインド】明日10:00〜 Teams会議のご案内

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

明日10:00より、Teamsにてミーティングを開催いたします。

■参加URL：＜Teamsリンク＞

お手数ですが、事前に接続確認をお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

当日リマインド例文：

件名：【本日開催】14:00〜 Teams打ち合わせのご案内

〇〇様

お世話になっております。△△の〇〇です。

本日14:00より、Teamsにて打ち合わせを実施いたします。

■参加URL：＜Teamsリンク＞

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

タイミング	目的	おすすめ文量
前日	参加確認と準備促し	3〜5行で十分
当日	参加忘れ防止	2〜3行で簡潔に

相手の時間を尊重しつつ、シンプルに伝えることがビジネスマナーの基本です。

次の章では、Teams案内メールをより印象良く見せるためのコツを紹介します。

Teams案内メールを印象良く見せるコツ

ここでは、Teams案内メールをより分かりやすく、読みやすく仕上げるためのポイントを紹介します。

文面の整え方や言葉選びを工夫するだけで、印象がぐっと良くなります。

読みやすいレイアウトと改行の工夫

メールは、内容よりも「見た目」で読みやすさが大きく変わります。

特にTeams案内メールでは、日時やURLが一目で分かることが大切です。

文ごとに改行し、情報をブロックごとに整理すると、スマートフォンでも快適に読めます。

レイアウトのコツ	説明
1文1改行	長い文を避け、1文ごとに改行する。
箇条書き	日時やURLなどはリスト形式にする。
区切り線	「■」や「―」で見出しをつけると見やすい。

また、メールを開いた瞬間に「何の案内なのか」が分かる件名を設定することも重要です。

件名に「日付」「内容」「ツール名（Teams）」の3要素を含めると誤解を防げます。

相手別（上司・取引先・初対面）での言葉選び

同じ内容でも、相手によって最適な言葉遣いは異なります。

特に社外の相手や初対面の相手には、より丁寧な表現を意識しましょう。

相手	おすすめ表現	避けたい表現
上司	「ご確認をお願いいたします」	「確認お願いします」
取引先	「お手数をおかけいたしますが」	「すみませんが」
初対面	「ご挨拶を兼ねてご連絡申し上げます」	「初めまして。よろしくお願いします。」

言葉遣いを相手に合わせることが、信頼を得る第一歩です。

テンプレートを自社仕様にアレンジする方法

テンプレートをそのまま使うよりも、自社の文化やトーンに合わせて少し調整すると自然になります。

以下の3点を意識すると、汎用文が自分の会社らしい表現に変わります。

調整ポイント	アレンジ例
挨拶文	「お疲れさまです」→「いつもありがとうございます」
署名	部署・役職を正確に記載して信頼感を高める。
トーン	フォーマル／フレンドリーのどちらかに統一する。

また、社内テンプレートとして共有フォルダやナレッジに保存しておくと、チーム全体の作業効率も上がります。

「読みやすさ」と「一貫性」を意識すれば、どんな相手にも伝わる案内メールになります。

次の章では、この記事全体をまとめていきます。

まとめ：丁寧でわかりやすいTeams案内メールが信頼を生む

ここまで、Teams案内メールの書き方や例文、テンプレートを詳しく紹介してきました。

最後に、押さえておきたいポイントを整理しておきましょう。

ポイント	内容
1. 構成を整える	宛名・目的・日時・URL・締めの順で整理。
2. 相手に合わせる	社内なら簡潔に、社外なら丁寧に。
3. 見やすく書く	1文1改行・箇条書きを意識する。
4. チェックを怠らない	URL・送信先・日付を送信前に確認。
5. 一文の気遣い	初めての相手には補足文を添える。

Teams案内メールの本質は「情報共有」ではなく「信頼の共有」です。

相手が迷わず参加できるように案内すること、それ自体がマナーであり、ビジネスの信頼を築く行為でもあります。

ぜひこの記事で紹介した例文やテンプレートを活用し、自分のスタイルに合った案内メールを作成してみてください。

丁寧でわかりやすいメールが、あなたと相手の円滑なコミュニケーションを支える鍵になります。