取引先や外部業者から見積もりをもらったけれど、条件が合わずに断らなければならない――そんなとき、どんなメールを書けば失礼にならないか悩みますよね。
この記事では、見積もりを断るメールの例文をシーン別に多数紹介しながら、相手に誠意が伝わる書き方をわかりやすく解説します。
件名から署名までそのまま使えるフルテンプレートや、言い換え・注意点・返信マナーも網羅。
初めての取引先にも、長年のパートナーにも好印象を残せる「断り方」がこの記事で身につきます。
見積もりを断るメールとは？失礼にならない基本マナー
見積もりを断るメールは、単に「お断りの連絡」ではなく、今後の信頼関係を左右する大切なビジネス文書です。
相手の努力に感謝を示し、誠実な態度で伝えることがポイントになります。
ここでは、断りメールを書く前に押さえておきたい基本マナーを紹介します。
「感謝・理由・誠意」の3ステップで構成する
見積もりを断る際は、次の3つのステップで構成するのが理想です。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ①感謝 | 見積もりを作成してくれた労力に対して丁寧にお礼を伝える。 |
| ②理由 | 断る理由を簡潔に伝える。細かい比較や他社名は出さない。 |
| ③誠意 | 今後の関係を前向きに保つ一言を添える。 |
この3つを押さえることで、どんな状況でも失礼のない印象を与えられます。
感情的・批判的な言葉は避けることも大切です。
たとえば、「高すぎる」よりも「コスト面での調整が難しい」など、やわらかい表現に置き換えましょう。
どんな相手にも通じる丁寧なトーンとは
文面の印象を決めるのは、言葉選びとトーンです。
断る場合でも、冒頭で「お忙しい中お見積もりをいただき、誠にありがとうございました」と書くことで、丁寧で落ち着いた印象を与えられます。
また、メール全体を通して事実ベース＋やわらかい言葉を意識することが大切です。
断り文の中に「今回は見送らせていただきます」「また機会がありましたらご相談させてください」などの表現を入れると、角が立ちにくくなります。
ビジネスメールでは、相手に敬意を払いながらも、意思をはっきり伝えることが信頼につながります。
断るメールは“誠実さ”を見せるチャンスです。
誠意ある対応を心がけることで、今後の仕事にも良い印象を残すことができます。
見積もりを断るメールの基本テンプレート【構成付き】
この章では、見積もりを断るメールの「全体構成」と「使える定番フレーズ」を紹介します。
迷ったときにすぐ使えるように、件名から署名までの流れを整理しておきましょう。
ビジネスの基本形を押さえれば、どんな相手にも自然で丁寧な印象を与えられます。
まずは全体構成を押さえる（件名〜署名まで）
見積もりを断るメールは、以下の流れで構成するとスムーズです。
| 構成 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 件名 | 「お見積もりの件について」「お見積もりのお礼とご連絡」など | 短く、内容が一目でわかるようにする。 |
| 冒頭 | 「いつもお世話になっております」などのあいさつ | 相手の会社名・担当者名を必ず明記する。 |
| 感謝 | 「お忙しい中お見積もりをご作成いただき、誠にありがとうございます。」 | 相手の労力に対するお礼を最初に述べる。 |
| 理由 | 「社内検討の結果、今回は見送ることとなりました。」 | 詳細は避け、簡潔に伝える。 |
| 誠意 | 「また機会がありましたら、ぜひご相談させてください。」 | 関係を断たない前向きな言葉を添える。 |
| 締め | 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」 | 定型のあいさつで丁寧に締める。 |
| 署名 | 自社名・氏名・連絡先 | 正式な署名を忘れずに。 |
この基本構成を意識しておけば、どんな断りメールでも自然で失礼のない文章になります。
よく使われる定番フレーズ集（そのまま使える）
ここでは、見積もりを断る際によく使われるフレーズを紹介します。
| 目的 | 使える表現例 |
|---|---|
| 感謝を伝える | 「このたびはお忙しい中、お見積もりを作成いただき誠にありがとうございました。」 |
| 断りの理由 | 「社内検討の結果、今回は見送ることとなりました。」 「コスト面での調整が難しく、今回はご期待に沿えませんでした。」 |
| 今後の関係 | 「また別の機会がございましたら、ぜひご相談させてください。」 「今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。」 |
これらを組み合わせれば、どんなパターンにも対応できます。
たとえば、次のように組み立てれば自然です。
「お見積もりをいただきありがとうございました。社内検討の結果、今回は見送ることとなりました。また次の機会がありましたら、ぜひご相談させてください。」
シーン別に使える一文まとめ表
状況別に一文で断りを入れたい場合は、以下の表を参考にしてください。
| シーン | 使える一文 |
|---|---|
| 価格が合わない場合 | 「コスト面での折り合いが難しく、今回は見送らせていただきます。」 |
| 社内事情の場合 | 「社内方針の見直しにより、今回は進行を見送ることとなりました。」 |
| 他社に決定した場合 | 「検討の結果、今回は別の業者様にお願いする運びとなりました。」 |
| 複数社への断り | 「検討の結果、今回はご期待に沿えない結果となりました。」 |
断り文は短くても誠意を感じさせることが大切です。
感謝の言葉とあわせて使うことで、相手に柔らかく伝わります。
フルバージョンで見比べ！見積もりを断るメールの例文集
ここでは、実際にそのまま使える「フルバージョン例文」をシーン別に紹介します。
件名から署名までをすべて含めているので、コピーして社内や取引先向けにすぐ使えます。
それぞれの例文は、相手との関係や断る理由に合わせて調整してください。
汎用的な断りメール（どんな相手にも使える例）
どの業種でも使える、最もオーソドックスな断りメールの例です。
| 用途 | 特徴 |
|---|---|
| 初回の取引・見積もり依頼後 | 丁寧で無難。どの相手にも対応可能。 |
件名：お見積もりのご提示ありがとうございます 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 このたびはお忙しい中、弊社の依頼に対しお見積もりをご提示いただき、誠にありがとうございました。 社内にて慎重に検討いたしましたが、今回は別の方針で進めることとなりました。 ご対応いただきましたことに心より感謝申し上げますとともに、ご期待に沿えず申し訳ございません。 今後またご相談させていただく機会がございましたら、その際はぜひよろしくお願いいたします。 敬具 〇〇株式会社 △△ △△ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：03-xxxx-xxxx
迷ったときはこの形をベースにすれば間違いありません。
価格面で折り合わない場合の例文（コスト理由）
予算やコストの都合を理由に断る場合は、柔らかい言い回しが大切です。
| ポイント | 表現例 |
|---|---|
| 「高い」と言わない | 「コスト面の調整が難しく」 |
| 相手の努力を認める | 「丁寧なご対応をいただき感謝しております」 |
件名：お見積もりの件について 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。△△株式会社の◇◇です。 先日はご多忙の中、お見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。 検討の結果、今回の案件ではコスト面での調整が難しいため、他社様のサービスを採用する運びとなりました。 ご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり恐縮ですが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 また今後、別案件でお力添えをいただける機会がございましたら、ぜひご相談させてください。 敬具 △△株式会社 ◇◇ ◇◇ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：06-xxxx-xxxx
社内事情で見送る場合の例文（プロジェクト停止など）
特定の相手を否定せず、社内都合を理由にするパターンです。
件名：お見積もりご提示のお礼とご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。△△株式会社の□□と申します。 このたびは迅速にお見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。 社内で検討を重ねましたが、今回の案件自体を見送ることになりました。 ご提案内容は大変魅力的であり、また機会がございましたらご相談させていただきたく存じます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 敬具 △△株式会社 □□ □□ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：052-xxxx-xxxx
他社に決定した場合の例文（コンペ形式）
複数社から提案を受けたうえで、他社に決定した場合の文面です。
感謝を最初に置き、結果報告を中盤で伝えるのがポイントです。
件名：お見積もりへのお礼と結果のご報告 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。△△株式会社の◇◇でございます。 このたびはお忙しい中、お見積もりをご作成いただきありがとうございました。 慎重に検討した結果、今回は別の業者様に依頼することとなりました。 ご提案いただいた内容に感謝申し上げますとともに、ご期待に沿えませんでしたことをお詫びいたします。 今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。 敬具 △△株式会社 ◇◇ ◇◇ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：03-xxxx-xxxx
複数社へ一括で断る場合の例文
複数の見積もりを依頼しており、一斉に断る場合に使えるテンプレートです。
件名：お見積もりの件についてのご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 このたびは弊社の依頼に対しお見積もりをご提示いただき、誠にありがとうございました。 社内にて慎重に検討を進めましたが、今回は別の方針で進めることとなりました。 お忙しい中ご対応いただいたことに、改めて感謝申し上げます。 今後とも何かございましたら、ぜひご相談させてください。 敬具 △△株式会社 □□ □□ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：011-xxxx-xxxx
返信が遅れたときのフォロー付き断りメール
返事が遅くなってしまった場合は、まずお詫びの一文を入れると誠実な印象になります。
件名：お見積もりのご連絡が遅れましたことのお詫び 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。△△株式会社の◇◇です。 ご連絡が遅くなり誠に申し訳ございません。 お見積もりの件につきまして、社内で慎重に検討いたしましたが、今回は見送ることとなりました。 お忙しい中ご対応いただきましたことに、心より感謝申し上げます。 また機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。 敬具 △△株式会社 ◇◇ ◇◇ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：045-xxxx-xxxx
どのパターンでも共通しているのは「感謝・理由・誠意」の3要素です。
相手の努力を尊重し、誠実に伝えることが、円満な関係を保つ一番のコツです。
断るときに失礼にならない表現・言い換え一覧
断りのメールでは、どんなに内容が丁寧でも言葉選びを間違えると印象が悪くなってしまうことがあります。
ここでは、相手の気分を害さずに意図を伝えるための、柔らかい表現と言い換え例をまとめました。
言い方を少し変えるだけで、受け取る印象が大きく変わります。
「断る」より柔らかい言葉の使い方
直接的に「お断りします」「採用しません」と書くと冷たい印象を与えます。
次のような表現を使えば、やわらかく丁寧に伝えられます。
| 避けたい表現 | おすすめの言い換え |
|---|---|
| 今回はお断りします。 | 今回は見送らせていただきます。 |
| 採用しません。 | 今回は別の方針で進めることになりました。 |
| お願いできません。 | 今回はご期待に沿うことが難しい状況です。 |
| 必要ありません。 | 今回は導入を見合わせることとなりました。 |
「〜させていただく」「〜となりました」などのクッション表現を使うことで、断定を避け、相手への配慮を示せます。
印象を下げるNGワードと言い換え例
つい使ってしまいがちな表現でも、ビジネスメールでは避けたほうがよい言葉があります。
以下の表を参考に、相手に不快感を与えない言い回しを選びましょう。
| NG表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 高すぎる | コスト面での調整が難しい |
| 採用しないことにしました | 今回は別の案を採用することとなりました |
| 他社に決めました | 他社様の提案を採用する運びとなりました |
| 不十分でした | 今回の要件とは合致しなかった |
| 検討の結果、却下しました | 慎重に検討の結果、今回は見送ることとなりました |
「難しい」「見送る」「方針で進める」といった言葉は、断りの場面でも非常に使いやすい便利な表現です。
直接的な言葉を避けつつ、結論をはっきり伝えることが大切です。
社内承認・方針を理由にする場合の文例
相手を否定する表現を避けたい場合は、社内事情や方針を理由にすると自然です。
たとえば次のような書き方があります。
| 目的 | 使える表現例 |
|---|---|
| 社内判断を理由にする | 「社内での検討の結果、今回は見送ることとなりました。」 |
| 予算などの方針変更を理由にする | 「社内方針の見直しにより、今回の案件を見送らせていただきます。」 |
| 案件終了を理由にする | 「本案件の実施を見送ることが決定いたしました。」 |
社内を理由にすれば、相手に責任を感じさせずに断れるというメリットがあります。
ただし、同じ取引先に繰り返し使う場合は、「方針」や「検討結果」など表現を変えて伝えるのが望ましいです。
丁寧な言い換え表現を使うことで、相手との関係を良好に保ちながら、自分の立場も明確にできます。
断り方は“言葉の選び方”次第で印象が変わることを意識しましょう。
状況別フルテンプレート【件名〜署名まで完全版】
この章では、実際の業務ですぐに使えるように、件名から署名までをすべて含んだ完全版テンプレートを紹介します。
状況に合わせてコピペして使える形にしているため、取引先や上司に送る際も安心です。
文面の流れやトーンを比較しながら、自分の立場に合うテンプレートを選んでください。
【基本版】初めて依頼した相手への断りメール
初回の取引や見積もり依頼後に丁寧に断る場合のテンプレートです。
| 想定シーン | ポイント |
|---|---|
| 初めてのやり取りで断りにくい場合 | 感謝を強調し、印象をやわらげる |
件名：お見積もりのご提示ありがとうございました 〇〇株式会社 〇〇様 このたびは弊社の依頼に対し、お忙しい中お見積もりをご提示いただき誠にありがとうございました。 社内にて検討を行いましたが、今回は別の方針で進めることとなりました。 ご丁寧なご対応を賜りましたことに、心より感謝申し上げます。 またの機会がございましたら、ぜひご相談させてください。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 △△株式会社 □□ □□ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：03-xxxx-xxxx
【既存取引先版】関係を維持したい相手への断りメール
長く取引している相手には、誠実なトーンと前向きな一文を添えるのがポイントです。
件名：お見積もりの件についてのご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。 このたびはお忙しい中、お見積もりをご提示いただき誠にありがとうございました。 社内検討の結果、今回は別の案を採用する運びとなりました。 ご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり恐縮ですが、 今後とも変わらぬお付き合いを賜れますと幸いです。 引き続きよろしくお願いいたします。 敬具 △△株式会社 □□ □□ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話番号：06-xxxx-xxxx
【社内調整版】上司や他部署に送る断りメール
社内関係者に対しても、丁寧に結論を伝えることが大切です。
感情的にならず、決定事項として冷静に書くとスムーズです。
件名：見積もり依頼の件について（進行見送りのご連絡） 〇〇部 〇〇様 お疲れさまです。△△部の□□です。 先日ご相談いただいた件ですが、社内での再検討の結果、 今回は案件自体を見送ることとなりました。 ご対応いただいたにもかかわらず恐縮ですが、 また別の機会がありましたら改めてご相談させてください。 どうぞよろしくお願いいたします。 △△部 □□ □□ メール：xxxx@xxxx.co.jp 内線：1234
【英語メール版】海外取引先への断り例文（和訳付き）
海外企業とのやり取りでは、ストレートに断っても問題ないケースが多いですが、英語でも丁寧なトーンを心がけましょう。
| ポイント | 説明 |
|---|---|
| Polite tone | 丁寧な語彙を選ぶ（Thank you / Unfortunately / We appreciate your proposal など） |
| Short and clear | 長文よりも、要点を明確に伝える |
Subject: Thank you for your quotation Dear Mr. Smith, Thank you very much for taking the time to prepare the quotation for us. After careful consideration, we have decided to proceed with another option this time. We truly appreciate your proposal and look forward to future opportunities to work together. Best regards, Taro Yamada ABC Corporation Email: taro.yamada@abc.co.jp Phone: +81-3-xxxx-xxxx
和訳：
お見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、今回は別の提案で進めることとなりました。
ご提案に感謝申し上げるとともに、またの機会を楽しみにしております。
どのテンプレートも「感謝＋理由＋誠意」の構成を守ることで、相手に不快感を与えずに断れるよう設計されています。
この章の例文をベースに、自社の文体や取引関係に合わせて調整すれば、あらゆるケースに対応できます。
メールを送る前にチェック！3つの注意点
見積もりを断るメールは、内容が丁寧でも、送るタイミングや細部の確認を怠ると印象を損ねることがあります。
最後の仕上げとして、送信前に必ずチェックしておきたい3つのポイントを確認しましょう。
返信のタイミングとスピード感
断りメールは、できるだけ早く送るのが鉄則です。
相手は次の対応を検討しているため、返答が遅れるとスケジュールに影響を与える可能性があります。
| 状況 | 理想の返信タイミング |
|---|---|
| 通常の見積もり依頼 | 受領後2〜3日以内 |
| 急ぎの依頼や短納期案件 | できれば当日中〜翌営業日 |
もし返答が遅れた場合は、「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」という一文を必ず添えましょう。
スピードは誠意の表れです。返信の早さが、相手に対する信頼感につながります。
件名・宛名・署名の最終確認ポイント
メールを送る直前に、必ずチェックすべき基本項目があります。
| 項目 | チェックポイント |
|---|---|
| 件名 | 「お見積もりの件について」「お見積もりへのお礼」など、内容が明確か。 |
| 宛名 | 相手の会社名・担当者名を正確に記載しているか。 |
| 署名 | 自社名・部署名・氏名・連絡先が最新のものか。 |
特に宛名の誤記は信頼を損なう大きなミスです。
同じテンプレートを複数の相手に使う場合は、会社名や担当者名を必ず再確認しましょう。
誤送信を防ぐチェックリスト
ビジネスメールでは、誤送信や添付漏れといった単純ミスがトラブルの原因になることがあります。
送信前に以下の項目をチェックしましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| ① 宛先 | 正しい相手に送信しているか（To/Cc/Bccの設定も確認）。 |
| ② 添付ファイル | 不要な添付がないか、添付漏れがないか。 |
| ③ 敬称 | 「様」「御中」などの使い分けが正しいか。 |
| ④ 文末の敬語 | 「よろしくお願いいたします」などの締めくくりを忘れていないか。 |
送信ボタンを押す前の30秒チェックを習慣にすると、ミスを確実に減らせます。
どんなに良い文面でも、基本的な確認を怠ると印象が台無しになります。
「丁寧さ」と「正確さ」の両方を意識して、最後まで気を抜かないことが大切です。
まとめ｜断るメールも印象を良くするチャンスに
見積もりを断るメールは、単なる「お断りの連絡」ではなく、相手への誠意と信頼を伝える場でもあります。
どんなに内容が難しい依頼でも、丁寧な言葉で感謝と配慮を示すことで、関係を良好に保つことができます。
最後に、この記事のポイントをおさらいしましょう。
誠実さを伝える3原則をおさらい
断りメールを送るときは、常に次の3つの原則を意識しましょう。
| 原則 | ポイント |
|---|---|
| ① 感謝 | まずは相手の対応に対して心からお礼を伝える。 |
| ② 理由 | 詳細を避けつつ、納得できる形で簡潔に説明する。 |
| ③ 誠意 | 今後の関係を前向きに示す一言を添える。 |
この3つを丁寧に押さえることで、どんな相手にも失礼のない印象を残せます。
断ること自体が目的ではなく、「今後の信頼関係を守る」ための行動であることを忘れないようにしましょう。
印象を良くするための最終チェックリスト
メールを送信する前に、以下のチェック項目を見直しておくと安心です。
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 文面 | 感謝・理由・誠意の3要素が入っているか。 |
| トーン | 冷たく聞こえる言葉を避け、柔らかい表現にしているか。 |
| 宛名・署名 | 誤記や敬称ミスがないか。 |
| 送信タイミング | できるだけ早く送るようにしているか。 |
これらを守ることで、断りメールが「印象アップの機会」になるのです。
丁寧に対応できる人ほど、相手からの信頼が積み重なります。
断るメールこそ、誠実さが伝わる最高のチャンスと考え、落ち着いた言葉で締めくくりましょう。
この記事を参考に、自分の状況に合った言葉を選びながら、信頼を築くメールを作成してみてください。
