展示会に出展する際、最初の一歩となるのが出展申し込みメールです。しかし、初めてのメール作成では「何をどこまで書けばいいのか」「どんな例文を参考にすればいいのか」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、出展申し込みメールの基本構成から、状況別・規模別のフルバージョン例文までを徹底解説しています。中小企業向けのシンプルな例文から、大企業向けの詳細指定付き例文、特典交渉や複数展示会同時申し込みの例文まで網羅しました。
さらに、件名の作り方、本文で押さえるべきポイント、送信前チェックリストまで紹介しており、これ1つでメール作成が完璧に。この記事を参考にすれば、初めての方でも自信を持って出展申し込みメールを送信でき、スムーズな出展準備と良好な関係構築につなげられます。
出展申し込みメールとは何か？
出展申し込みメールは、展示会に自社が出展したい意思を正式に伝えるためのビジネスメールです。
このメールは単なる意思表示ではなく、展示会主催者が出展審査や契約手続きを開始する重要なトリガーとなります。
適切に書くことで、主催者に良い印象を与え、希望するブースの確保やスムーズな申込手続きにつなげることが可能です。
出展申し込みメールの目的と重要性
出展申し込みメールの主な目的は以下の通りです。
- 展示会主催者に対して出展希望を正式に伝える
- ブース位置や規模の希望を事前に伝える
- 参加費用や申込手続きに関する確認を行う
- 自社製品やサービスのPRを目的として計画を示す
このメール一通で出展準備がスムーズに進むため、内容を漏れなく記載することが重要です。
送信先とタイミングの最適化
送信先は、展示会主催者の公式ウェブサイトに記載されている担当者メールアドレスを確認しましょう。
送信のタイミングは、展示会募集開始直後が最も望ましいです。人気の展示会では、ブースの希望順序に影響する場合があります。
一般的には、締切の1～2か月前までには送信することをおすすめします。事前に募集要項や出展条件をダウンロードして、内容を確認しておくと安心です。
また、複数の展示会に出展を検討している場合は、それぞれ別メールで管理することで、混乱を防げます。
出展申し込みメールの基本構成
出展申し込みメールは、構成を理解して正確に書くことで、主催者に伝わりやすくなります。
ここでは、件名・挨拶・自己紹介・本文の必須項目に分けて解説します。
件名の決め方と開封率を上げる工夫
件名はメールの第一印象を決める重要な部分です。
- 【出展申し込み】＋展示会名＋自社名を必ず入れる
- 20文字前後で簡潔にまとめる
- 緊急感を出す場合は「早期希望」などを追加
件名だけで内容が分かるようにすると、開封率が格段に向上します。
挨拶・自己紹介の書き方
メール冒頭では、以下の要素を含めます。
- 自社名・部署名・担当者名
- 過去のやり取りがあれば軽く触れる
- 初回の場合は展示会への関心を簡単に述べる
例：「株式会社△△ 営業部 △△太郎でございます。平素よりお世話になっております。」
丁寧かつ簡潔に書くことで、信頼感を与えられます。
本文で必ず押さえる項目一覧（箇条書き＆表付き）
本文には、主催者が知りたい情報を漏れなく記載します。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 出展希望展示会名・日程 | 例：「2026年〇〇産業展（5月20日～22日、東京ビッグサイト）」 |
| 自社概要・出展意図 | 自社の強み・展示目的を簡潔に記載 |
| 希望ブースサイズ・位置 | 標準型・コーナー・アイランドなど、第一希望と調整可を明記 |
| 出展予定製品・サービス | 製品名、特徴、デモ予定 |
| 参加費用確認の旨 | 見積もり依頼や手続き確認 |
箇条書きや表で整理すると、主催者がすぐに情報を把握できるため、申込手続きがスムーズになります。
フルバージョン例文集（状況別・規模別）
ここでは、読者がすぐに使えるフルバージョンの出展申し込みメール例文を状況別に紹介します。
中小企業、大企業、特典交渉、複数ブース申し込みなど、あらゆるパターンを網羅しました。
中小企業向け基本形例文（フルメール）
件名：【出展申し込み】2026年〇〇産業展 株式会社△△より
株式会社□□主催事務局 御中
株式会社△△
営業部 △△太郎
平素よりお世話になっております。株式会社△△の営業部、△△太郎でございます。
この度、貴主催の「2026年〇〇産業展」（開催日：2026年5月20日～22日、会場：東京ビッグサイト）への出展を希望いたします。
弊社は〇〇業界で10年以上の実績を有し、新製品「XYZシステム」を展示したく存じます。出展内容は以下の通りです。
- ブースサイズ：標準型（3m×3m）
- 展示品目：XYZシステム（デモンストレーション実施予定）
- 出展目的：新規顧客開拓と製品PR
希望ブース位置は出入口近くを第一希望としております。参加費用や申込手続きについてご教示いただけますと幸いです。
ご多忙の折、誠に恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社△△
営業部 △△太郎
住所：〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1
電話：03-1234-5678
メール：tarou@delta.co.jp
大企業向け詳細指定付き例文（フルメール）
件名：【出展申し込み】2026年国際技術展 株式会社□□グループより詳細希望
株式会社□□主催事務局 御中
株式会社□□グループ
事業開発部 ××次郎
平素より格別のご高配、賜り厚く御礼申し上げます。株式会社□□グループの事業開発部、××次郎でございます。
貴展「2026年国際技術展」（開催日：2026年6月10日～12日、幕張メッセ）への出展を正式に申し込みたく存じます。
弊グループはグローバルに展開する技術企業として、AIソリューション「ABCプラットフォーム」を中心に展示いたします。詳細な出展計画は以下の通りです。
- 希望ブース：コーナーブース（6m×6m）またはアイランドブース（9m×9m）
- 展示内容：ABCプラットフォームの実機デモ、セミナー開催（1日2回）
- 来場者向け特典：名刺交換で資料プレゼント
- 過去実績：前回展で500名以上の来場者獲得
ブース配置につきましては、メイン通路沿いを優先希望いたします。申込書類の送付先および費用見積もりをお知らせいただけますでしょうか。
何卒ご検討のほど、お願い申し上げます。
敬具
株式会社□□グループ
事業開発部 ××次郎
住所：〒108-0075 東京都港区〇〇2-2-2
電話：03-9876-5432
メール：jiro@square-group.co.jp
特典交渉・追加要望付き例文（フルメール）
件名：【出展申し込み】2026年エコテック展 株式会社△△ 特典希望付き
株式会社□□主催事務局 御中
株式会社△△
マーケティング部 ○○花子
いつもお世話になっております。株式会社△△のマーケティング部、○○花子です。
貴展「2026年エコテック展」（開催日：2026年7月15日～17日、パシフィコ横浜）へ出展希望を申し上げます。
弊社は環境技術専門企業で、新製品「Green Energy Device」を展示予定です。出展概要は以下の通りです。
- ブースサイズ：標準型
- 内容：製品体験コーナー、専門家トーク
- 要望：広告掲載特典（公式サイトバナー）または割引適用希望
これにより、来場者増加に貢献できるものと存じます。ご手配のほど、よろしくお願いいたします。
敬具
株式会社△△
マーケティング部 ○○花子
住所：〒220-0001 神奈川県横浜市〇〇3-3-3
電話：045-1111-2222
メール：hanako@delta.co.jp
複数ブース・複数展示会同時申し込み例文（フルメール）
件名：【出展申し込み】2026年〇〇展＆△△展 株式会社□□より
株式会社□□主催事務局 御中
株式会社□□
営業部 △△次郎
平素よりお世話になっております。株式会社□□の営業部、△△次郎です。
以下の展示会への出展を希望いたします。
- 2026年〇〇展（会場：東京ビッグサイト、5月20日～22日）
- 2026年△△展（会場：パシフィコ横浜、6月15日～17日）
出展概要は共通で、弊社主力製品「XYZシリーズ」を展示予定です。希望ブースサイズと位置、参加費用の確認も併せてお願いいたします。
複数展示会の申込管理をスムーズに進めるため、別メールでの詳細資料も添付予定です。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社□□
営業部 △△次郎
住所：〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1
電話：03-1234-5678
メール：jiro@square.co.jp
初めての出展担当者向け簡易例文
件名：【出展申し込み】初出展 株式会社△△より
株式会社□□主催事務局 御中
株式会社△△
営業部 △△花子
初めてご連絡いたします。株式会社△△の営業部、△△花子です。
貴展「2026年〇〇産業展」への出展を希望しております。弊社は〇〇分野で新製品「XYZ」を展示予定です。
ブースサイズは標準型（3m×3m）、希望位置は会場入り口付近です。費用や申込手続きについてご教示いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
敬具
株式会社△△
営業部 △△花子
住所：〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1
電話：03-1234-5678
メール：hanako@delta.co.jp
件名・本文作成のポイント
出展申し込みメールの内容は、件名と本文の書き方次第で印象が大きく変わります。
ここでは効果的な件名、自己紹介、出展意図、出展内容、希望条件の伝え方について解説します。
効果的な件名の特徴とNG例
件名は短く、要点が分かるようにまとめましょう。
- 20文字前後で「【出展申し込み】＋展示会名＋自社名」を入れる
- 緊急感を出す場合は「早期希望」を追加
- NG例：「出展したいです」→改善例：「【出展申し込み】〇〇展 株式会社△△」
件名だけでメール内容が一目で分かることが重要です。
自己紹介・出展意図の具体的な書き方
メール冒頭では、自社名・部署・担当者名を明記し、過去のやり取りがあれば触れましょう。
初めての場合は、出展意欲や展示会への関心を簡潔に述べます。
例：「弊社は〇〇分野でリーディングカンパニーです。新製品発表の場として貴展を活用したく存じます。」
出展内容の明確化（数字・実績の活用）
出展内容は箇条書きで分かりやすく整理します。
- 製品名と特徴
- デモ予定や体験内容
- スタッフ数や過去実績（数字で示すと説得力が増します）
具体的な数字や実績を入れることで、信頼感と説得力が高まります。
希望条件の伝え方と柔軟性の示し方
希望ブースの位置やサイズ、費用確認は具体的に書きましょう。
例：「第一希望：〇〇ブース、費用確認お願いします。調整可能です。」
柔軟性を示すことで、主催者の負担を減らし、良好な交渉につながります。
締めの言葉と署名
メールの締め方と署名は、最後の印象を左右する重要な部分です。丁寧かつ明確に書くことで、主催者に好印象を残せます。
丁寧な締めくくり方
メールの締めには感謝の意と確認のお願いを含めましょう。
- 例：「ご多忙中恐縮ですが、ご確認ください。ご質問がありましたらお知らせください。」
- ポイント：相手に配慮した表現で、ポジティブな印象を残す
- 不要な感嘆符は避け、落ち着いたビジネス文調でまとめる
署名欄の必須要素とテンプレート化
署名欄には以下を必ず含めましょう。
- 自社名・部署名・担当者名
- 住所・電話番号・メールアドレス
- 会社ロゴ（HTMLメールの場合）
- ウェブサイトURL
署名をテンプレート化することで、毎回正確で統一感のあるメールを送信できます。
例：
株式会社△△
営業部 △△太郎
住所：〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1
電話：03-1234-5678
メール：tarou@delta.co.jp
ウェブサイト：https://www.delta.co.jp
署名の整備は、連絡のスムーズさと信頼感を大幅に向上させます。
送信前のチェックとマナー
出展申し込みメールを送信する前には、必ず確認とマナーを守ることで、誤送信やトラブルを防ぎます。
送信前チェックリスト（誤字脱字・添付ファイル確認・CC/BCCなど）
- 誤字脱字がないかを入念に確認する
- 添付ファイル（会社案内や申込書）の有無を確認する
- CC/BCCの使い方を適切に設定する
- モバイル表示でも見やすいかチェックする
これらのチェックで、メールの印象と正確性を大幅に向上させることができます。
返信対応の基本ルール
返信があった場合は、24時間以内に感謝のメールを送信しましょう。
例：「お世話になっております。申込受付ありがとうございます。追加資料をお送りします。」
迅速な対応は信頼関係の構築につながります。
よくある失敗例と回避法
- 詳細不足で再申込が必要になる → 事前に募集要項を全確認
- 添付漏れ → 添付ファイルを必ず二重チェック
- 件名が曖昧 → 【出展申し込み】＋展示会名＋自社名で明確化
- 複数展示会をまとめすぎ → 別メールで管理して混乱防止
これらのポイントを守ることで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな出展手続きが可能になります。
FAQ（よくある質問）
出展申し込みメールに関して、読者がよく疑問に思うポイントをまとめました。
出展申し込みの締切はいつ？
展示会によって異なりますが、一般的には開催の3〜6か月前が多いです。公式サイトの募集要項で必ず確認してください。
費用はメールで確認できる？
はい、「参加費用の見積もりをお願いいたします」と明記することで確認可能です。早めに問い合わせると、ブース選定や予算調整がスムーズになります。
複数展示会を同時に申し込める？
可能ですが、管理のためにそれぞれ別メールで送信することをおすすめします。添付資料や希望条件が混同しないよう注意しましょう。
まとめと次のステップ
出展申し込みメールは、件名・挨拶・自己紹介・本文・締め・署名のすべてを適切に整えることが重要です。
本記事では、状況別・規模別のフルバージョン例文を多数掲載しましたので、初めての出展担当者でも安心してメール作成が可能です。
ポイントを整理すると以下の通りです。
- 件名は短く明確に、「【出展申し込み】＋展示会名＋自社名」を必ず入れる
- 挨拶・自己紹介で信頼感を示す
- 本文で出展目的、ブース希望、展示内容を具体的に記載
- 希望条件や特典要望は柔軟性を示しつつ明確に
- 署名を整え、送信前チェックで誤字脱字や添付漏れを防ぐ
次のステップとしては、実際に自社情報に置き換え、本文をカスタマイズすることです。
この記事の例文とチェックリストを活用すれば、出展申し込みメールの作成がスムーズになり、主催者との良好な関係構築に繋がります。
