発送ミスをしたときの手紙の書き方と例文集｜誠意が伝わるお詫び文の完全ガイド

発送ミスは誰にでも起こり得ますが、その後の対応次第で相手の印象は大きく変わります。

特に、手紙や文書でお詫びを伝える場合は、誠実さと責任感、そして相手への配慮を的確に表すことが重要です。

本記事では「発送ミスをしたとき、どんな手紙を書けば誠意が伝わるのか？」という疑問に答えます。

ビジネス・個人取引の両方に対応した例文や、書き方の基本構成、注意点までをわかりやすく解説。

この記事を読めば、どんな状況でも自信をもってお詫び文を作成し、信頼を取り戻す対応ができるようになります。

発送ミスをしたときの正しい初動対応とは

発送ミスが発覚した瞬間、まず大切なのは「焦らず、正確に状況を把握すること」です。

この章では、初動で何を確認し、どの順番で行動すれば信頼を保てるかを具体的に解説します。

発送ミス発覚後の優先順位と確認手順

まずは、どんな種類のミスが起きたのかを正確に把握することが最優先です。

ここでの判断を誤ると、後の対応が二重手間になったり、さらに混乱を招くことがあります。

確認項目	内容
①誤送の種類	商品違い・宛先違い・数量違いなど
②影響範囲	何件に影響しているかを確認
③発送経路	どの時点で誤りが発生したかを特定

事実確認がすべての出発点です。

慌てて謝罪の連絡をする前に、ミスの原因を自社・自分の中で整理しておくと、対応が一貫します。

謝罪よりも事実確認を優先すべき理由

「とにかくすぐ謝ればいい」と考えがちですが、詳細が分からないままでは誤った説明をしてしまう可能性があります。

誤った説明は、後で信頼を損ねる原因にもなります。

まずは内部で事実を正確に共有し、そのうえで誠実に説明することが大切です。

NG対応	理想的な対応
とにかく謝るだけ	事実確認後、正確な内容で謝罪
他人に責任を押し付ける	原因を自分（自社）として明確に伝える

「誤りを正す力」こそ、信頼回復の第一歩です。

信頼を損なわないための再発送・返送対応マニュアル

原因を把握したら、次は具体的な対応に移ります。

ここで重要なのは、スピードと丁寧さの両立です。

対応項目	ポイント
再発送準備	正しい品をすぐに手配し、最短で発送
誤送品の回収	返送用封筒や伝票を同封し、相手の負担を減らす
お詫びの連絡	電話またはメールで一言添える

連絡の例文は以下の通りです。

【電話・メール例文】

「このたびは、弊社の手違いにより誤った商品をお送りしてしまい、誠に申し訳ございません。
ただいま正しい商品を再発送いたしました。お手元の品は同封の返送封筒にてご返却いただけますと幸いです。」

正確な確認と迅速な再発送が、信頼回復の基本です。

焦らず、順を追って対応することで、相手に安心感を与えられます。

お詫び手紙を書く前に理解しておきたい基本マナー

発送ミスが起きたあと、いきなり手紙を書き始めるのはおすすめできません。

まずは、どんな目的で書くのか、どのように伝えるのが適切なのかを理解しておくことで、より誠実で伝わるお詫び文になります。

手紙で伝える「誠意」の意味とは

手紙には、メールにはない「人の温かみ」や「誠意」を感じさせる力があります。

文章に時間をかけることで、相手に「きちんと向き合っている」という印象を与えることができます。

発送ミスに関するお詫び文では、単に形式を整えるよりも、気持ちを言葉にすることが大切です。

方法	伝わる印象
メールでの謝罪	スピード感はあるが、形式的になりやすい
手紙での謝罪	誠実さと信頼感を伝えやすい

「手紙」は信頼回復のための最も丁寧な手段です。

特にビジネス関係や長期的な取引相手に対しては、紙の手紙を送るだけで印象が大きく変わります。

ビジネスと個人で異なる文体の使い分け方

お詫び手紙は、相手によって適した文体を選ぶことが重要です。

ビジネスでは「敬意と格式」を、個人の場合は「丁寧で柔らかい表現」を意識しましょう。

相手のタイプ	文体の特徴
企業・取引先	「謹啓」「敬白」などの正式な書き出し・結び
個人・顧客	「拝啓」「敬具」など柔らかく誠意を伝える語

たとえば同じ内容でも、以下のようにトーンを変えるだけで印象が異なります。

【ビジネス向け】
「謹啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」

【個人向け】
「拝啓　このたびは、私の手違いにより誤った商品をお送りしてしまい、大変申し訳ありませんでした。」

相手との関係性に応じて、適切な文体を選ぶことが大切です。

印象を左右する封筒・宛名・署名のマナー

どんなに丁寧な文章でも、封筒の宛名や書き方が雑だと、誠意が伝わりにくくなります。

見た目の整え方も「お詫びの一部」として大切な要素です。

項目	マナーのポイント
封筒	白無地の縦型を使用。柄物やカジュアルなデザインは避ける。
宛名	フルネーム＋敬称で統一。「様」「御中」の使い分けに注意。
署名	フルネームで署名し、可能なら直筆で一言を添える。

たとえば、文末に「お手数をおかけいたしました。今後ともよろしくお願い申し上げます。」と直筆で添えるだけで、印象は大きく変わります。

手紙全体を通じて「丁寧さ」を意識することが、誠意を伝える最短ルートです。

発送ミスのお詫び手紙の基本構成と書き方

お詫び手紙は、感情のままに書くのではなく、一定の構成に沿って書くことで、相手に誠実さと安心感を伝えることができます。

ここでは、どんな相手にも通用する「正しい構成」と、それぞれのパートで使える実践的な例文を紹介します。

書き出し（頭語・時候の挨拶）の正しい例

お詫びの手紙でも、形式的な始まりを省略せずに書くのがマナーです。

特にビジネス文では「頭語」「時候の挨拶」「相手への敬意」の3要素を揃えると丁寧な印象になります。

要素	例文
頭語	拝啓、謹啓　など
時候の挨拶	「春寒の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
相手への言葉	「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」

冒頭の一文で“信頼を大切にしている姿勢”を見せることが重要です。

発送ミスの説明と謝罪文の書き方【例文つき】

次に、具体的なミスの内容と謝罪を述べます。

この部分では「何が起きたか」を正直に伝えることが大切です。

ポイント	例文
誤りの説明	「このたびは、弊社の手違いにより誤った商品をお届けしてしまいました。」
謝罪の表現	「多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。」

“ご迷惑”という言葉の裏に、自分の責任をしっかり示すことが大切です。

対応内容・再発防止策の伝え方【例文つき】

相手が安心できるように、「どう対応したか」「今後どう防ぐか」を明確に書きましょう。

あいまいな表現よりも、具体的な行動を示す方が誠意が伝わります。

目的	例文
対応の説明	「誤ってお届けした商品はすぐに回収の手配を行い、正しい商品を本日再発送いたしました。」
防止策	「今後は発送前の二重確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。」

「どう対処したか」を明確に伝えることで、相手の不安を軽減できます。

結びの言葉と敬語表現【例文つき】

最後は、改めて謝罪の気持ちを示し、今後の関係を大切にしたい意志を伝えます。

この部分があるかないかで、印象が大きく変わります。

用途	例文
再度の謝罪	「このたびの件、重ねてお詫び申し上げます。」
今後への姿勢	「今後はこのようなことがないよう、社員一同細心の注意を払ってまいります。」
締めの一文	「何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げます。」

結びの言葉は、相手に「信頼を回復したい」という真摯な気持ちを伝える最後の機会です。

短くても、丁寧な言葉選びを意識しましょう。

構成を守るだけで、お詫び手紙の印象は大きく変わります。

流れを意識して書くことで、相手に誠実さと安心感を届けられる文章になります。

発送ミスお詫び手紙の「フルバージョン例文集」

ここでは、すぐに使える発送ミスのお詫び手紙の例文をまとめました。

企業・取引先向け、個人間のやり取り、さらには書類ミスや遅延などのケース別に、丁寧で誠意が伝わるフルバージョン例文を紹介します。

【企業・取引先向け】正式で信頼回復につながる例文

取引先に送る場合は、形式・敬語・構成のすべてを整えることが大切です。

以下は、発送商品を誤って送ってしまった場合の正式な例文です。

構成要素	例文内容
頭語・挨拶	謹啓　貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
謝罪・説明	さて、このたびは弊社の不手際により、貴社ご注文の商品を誤って別の商品として発送いたしました。多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
対応・再発防止	ただいま正しい商品を再発送の手配中でございます。誤ってお送りした品につきましては、別途ご連絡の上、回収させていただきます。今後は発送前の確認体制を見直し、再発防止に努めてまいります。
結び	このたびの不始末を重ねてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。敬白

企業間では、誠実さと信頼を取り戻す「言葉の重み」が何より重要です。

【個人・フリマ取引向け】やわらかく丁寧な例文

個人間のやり取りでは、少し柔らかいトーンで書いても問題ありません。

相手が気を悪くしないよう、思いやりのある表現を心がけましょう。

例文：

拝啓
このたびは、私の不注意により誤った商品をお送りしてしまい、大変ご迷惑をおかけいたしました。
本日、正しい商品を再発送いたしましたので、数日中にはお手元に届くかと存じます。
誤ってお送りした品は、お手数ですが同封の返送用封筒にてご返却いただけますと幸いです。
今後は発送前の確認を徹底し、このようなことがないよう注意してまいります。
改めまして、今回の件につきまして心よりお詫び申し上げます。
敬具

個人のやり取りでは「温かさ」と「迅速さ」のバランスが大切です。

【書類・契約書ミス】ビジネス文書に適した例文

ビジネス文書での発送ミスは、信頼問題に直結します。

誤送先や内容を曖昧にせず、正確に説明することが求められます。

例文：

謹啓
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは弊社の手違いにより、誤った書類をお送りしてしまいました。
誤送書類はすぐに回収の手配をいたしております。
また、正しい書類は本日発送いたしましたので、明日にはお手元に届く見込みです。
今後は発送前の内容確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。
このたびの件につきまして、深くお詫び申し上げます。
敬白

「対応」と「再発防止」を具体的に記すことで、信頼回復の印象を強められます。

【遅延・誤配送】状況別フルバージョン例文

発送が遅れてしまった、または誤配送をしてしまった場合の例文です。

どちらのケースも、相手の不安を和らげる表現を取り入れましょう。

ケース	フル例文
発送遅延	拝啓　平素よりお世話になっております。 このたびは、弊社の管理不足により商品の発送が予定より遅れ、ご迷惑をおかけしました。 本日、商品を発送いたしましたので、明日にはお届けできる予定です。 今後は納期管理体制を強化し、同様の事態が起こらぬよう徹底いたします。 何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 敬具
誤配送	謹啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは弊社の確認不足により、誤った商品をお届けしてしまいました。 誤送分は回収のうえ、正しい商品を本日再発送いたしました。 今後はチェック工程を見直し、再発防止に努めてまいります。 深くお詫び申し上げます。 敬白

状況に応じて文面を少し変えるだけで、誠意と信頼感が大きく伝わります。

そのまま使っても問題ありませんが、自分の状況に合わせて言葉を微調整すると、より自然になります。

お詫び手紙を書くときの注意点とよくあるNG例

どんなに丁寧な文章を書いても、少しの言葉選びやタイミングのずれで印象が悪くなってしまうことがあります。

この章では、お詫び手紙を書くときに注意すべきポイントと、避けたいNG例を具体的に紹介します。

言い訳・他責に聞こえる表現を避けるコツ

お詫び文で最も印象を悪くするのが「言い訳がましい」表現です。

原因説明は必要ですが、責任をぼかしたり、他人のせいにしたりするのは逆効果です。

NG表現	改善例
「担当者が確認を怠ったため…」	「弊社の確認不足により…」
「システムの不具合で…」	「弊社管理体制の不備により…」
「予想外のトラブルが発生し…」	「当方の不注意により…」

“責任を自分側に引き取る”姿勢が誠実さを伝えます。

説明の目的は「原因追及」ではなく「信頼回復」であることを意識しましょう。

送付タイミングと封筒マナー

お詫びの手紙は、早ければ早いほど誠意が伝わります。

できれば発送ミスが発覚してから1～2日以内に送付するのが理想です。

タイミング	印象
即日～翌日発送	誠実・迅速な対応として好印象
3日以上後	事務的・対応が遅いと感じられる可能性

また、封筒や宛名の書き方にも注意が必要です。

• 封筒は白無地で縦書きが基本。
• 宛名には「御中」や「様」を正しく使い分ける。
• 封を閉じる際は、のり付けし、テープなどは避ける。

「早さ」と「丁寧さ」が、お詫び文の印象を決める大きな要素です。

相手別に適切なトーンを選ぶポイント

お詫び文の印象は、相手に合わせたトーンで書けているかどうかで決まります。

同じミスでも、相手が「取引先」か「個人」かで文体を変えることが大切です。

相手のタイプ	適したトーン
取引先・企業	格式を重視し、定型的で丁寧な文体
個人・顧客	やわらかく温かみのある表現を心がける

たとえば、同じ謝罪文でもトーンを変えると印象が異なります。

【ビジネス向け】
「このたびは弊社の確認不足により誤配送が生じ、ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。」

【個人向け】
「このたびは私の手違いにより誤った品をお送りしてしまい、本当に申し訳ありませんでした。」

「誰に向けて書くか」を意識するだけで、伝わり方が大きく変わります。

お詫び手紙は、“早く・丁寧に・相手に合わせて”が3原則です。

形式にとらわれすぎず、相手の立場に寄り添った表現を心がけることで、誠実さが伝わります。

まとめ：発送ミス対応は「信頼回復のチャンス」

発送ミスは、誰にでも起こり得ることです。

しかし、そのあとの対応次第で「印象を悪化させるか」「信頼を深めるか」は大きく変わります。

ここでは、記事全体の要点を整理し、最後に「信頼を取り戻すための行動指針」を確認しておきましょう。

誠実な対応でブランドイメージを高める

お詫び手紙を書く目的は、「ミスをなかったことにする」ことではなく、「誠実さを形にする」ことです。

たとえ小さな発送ミスでも、相手の立場を考えた丁寧な対応を心がけることで、信頼を取り戻すことができます。

対応姿勢	印象の違い
形式的な謝罪のみ	事務的で冷たい印象を与える
心を込めた手紙・迅速な対応	誠実で信頼できる印象を与える

“謝罪”は信頼を立て直すための最初のステップです。

丁寧な手紙と迅速な行動が、結果としてあなたの信頼度を高めます。

例文を自分の言葉に変えて使うコツ

本記事で紹介した例文は、どれも基本形としてそのまま使えます。

しかし、本当に誠意が伝わるお詫び文にするには、相手との関係性に合わせて「自分の言葉」でアレンジすることが重要です。

改善の工夫	例
相手の立場を意識	「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」など、気遣いを加える。
一言添える	「このたびはご不快な思いをさせてしまい、申し訳ありませんでした。」など、自分の気持ちを明文化。
機械的表現を避ける	定型句だけでなく、相手に合わせた言葉を使う。

誠意は「書き方」ではなく、「伝え方」に宿ります。

テンプレートを基にしながらも、あなたらしい言葉で気持ちを添えることで、相手の心に届くお詫び文になります。

発送ミスをきっかけに、相手との関係をより良いものに変えることができる。

それが、丁寧なお詫び手紙が持つ本当の力です。

今後のやり取りでも、この記事で学んだマナーと構成を活かしていきましょう。